Notulen Algemene Leden Vergadering 2019

Notulen Algemene Leden Vergadering 2019

Notulen Jaarvergadering 12 april 2019

Watersportvereniging Zwartsluis

Aanwezige bestuursleden

Chris Epema (voorzitter), Martin Boers (penningmeester), Anja Beenen (EC), Marijke van den Bout (EC), Johan Koornstra (website), Adri Moossdorff (EC). Hetty Huntelerslag (secretaris) is met kennisgeving afwezig. De notulen zijn gemaakt door Agnes Epema.

1 Opening

De voorzitter opent de vergadering. Alle aanwezigen worden welkom geheten, inclusief de havenmeesters en de delegatie van de stichting. De opkomst is redelijk met 38 leden.

2 Notulen jaarvergadering 13 april 2018

Er zijn geen opmerkingen of vragen. Het verslag wordt vastgesteld, met dank aan notulist Hetty Huntelerslag.

3 Ingekomen stukken en mededelingen

Ingekomen stukken:

Bericht van verhindering is ontvangen van familie Van Wierden, Herman Bleij en Kim Vester.

Mededelingen:

De voorzitter stelt de informatie d.m.v. het clubblad aan de orde. Regelmatig is er vanuit de leden discussie over de kosten, met de vraag of de mail geen oplossing is. Het bestuur heeft dit punt weer uitvoerig besproken. Besloten is de verschijning van het clubblad terug te brengen van vier naar drie keer per jaar. De uitgave van februari zou dan vervallen. Bij deze keuze is rekening gehouden met tijdige informatie over de activiteiten en het beschikbaar stellen van de formulieren voor de opgave. Het verzenden via de mail is geen oplossing voor iedereen, omdat slechts 30% van de leden zijn mailadres heeft opgegeven. Dit leidt tot hoge extra kosten, omdat dan bij bijzonderheden een aparte brief aan de leden moet worden gestuurd. Voorbeelden zijn het verschuiven van de afsluitende feestavond vorig jaar oktober en recent de aankondiging van het afscheid van havenmeester Wout.

De verzending per brief kost al gauw € 600 die niet begroot was. Door Ruud Stiekema wordt gemeld dat de stichting bezig is met het verzamelen van de mailadressen. Besloten wordt dat de adressen van vereniging en stichting worden gemixt, om te proberen een volledig bestand te krijgen. Dit is geen probleem voor de privacy wetgeving, het doel is alleen om de leden tijdig over belangrijke punten te informeren.

Adri Moossdorff zal vanaf half mei tot half augustus weer de bar gaan verzorgen. Het gaat alleen om de zaterdagavond, want de vrijdag kende een lage opkomst. Ook zal hij weer zorgen voor themaavonden.

4 Jaarverslag 2018

Bij afwezigheid van de secretaris wordt het verslag voorgelezen door Anja Beenen.

Hieronder een samenvatting van de activiteiten in het afgelopen verenigingsjaar:

Gedurende het afgelopen jaar is het bestuur drie maal in vergadering bijeen geweest.

Een belangrijke gezamenlijke actie met het Stichtingsbestuur is geweest het bepalen van de standpunten inzake de in mei ingevoerde wet op de privacy. Vervolgens is er een samenvatting van de privacyverklaringen in clubblad 3 geplaatst.

Vier bestuursleden waren aftredend. Drie van hen stelden zich herkiesbaar en de ledenvergadering ging akkoord met hun herbenoeming voor de komende jaren. Het vierde aftredende bestuurslid stelde zich niet meer herkiesbaar en er werd afscheid genomen.

Na een korte onderbreking heb ik de secretariaatswerkzaamheden en de redactie van het clubblad weer voortgezet, met, waar nodig, ondersteuning door Marijke van den Bout.

Als afgevaardigde namens de vereniging maakte Martin Boers ook in 2018 deel uit van het Stichtingsbestuur. Na hun vergaderingen vond steeds terugkoppeling plaats aan het verenigingsbestuur. Ook de verdere contacten en de samenwerking met de Stichting verliepen het afgelopen jaar weer heel plezierig.

Het clubblad is vier maal verschenen. Voor nog meer foto’s dan in de clubbladen kon men op de website terecht.

Behalve de periodieke aankondigingen van de evenementen in het clubblad was er alweer voor de vijfde maal een aparte flyer met daarop alle evenementen in 2018 vermeld. De flyer was bedoeld als geheugensteuntje en bleek weer heel handig.

De vereniging heeft het afgelopen jaar niet in de exploitatie van de bar in de kantine kunnen voorzien. Helaas bleek de animo voor de barbezetting door vrijwilligers niet haalbaar.

Wel is er door enkele vrijwilligers een Amsterdamse baravond georganiseerd.

En dan hebben het afgelopen jaar de volgende activiteiten plaatsgevonden:

Op zaterdag 13 januari werd het verenigingsjaar geopend met de traditionele nieuwjaarsreceptie in ons clubhuis. Dit is ieder jaar weer een gezellig terugkerend samenkomen. De opkomst was weer goed te noemen, niet in de laatste plaats omdat het weer meewerkte. De drankjes werden opnieuw gesponsord door de Stichting, waarvoor dank. Hilda, ook nu weer bedankt voor jouw samenwerking in deze.

De clubavond vond plaats op 16 maart in Hotel Zwartewater. De organisatie van deze avond was dit jaar in handen van jachthaven “de Nadorst” in Hasselt. De spreker was zeezeiler Aldert Hesseling die een bijzonder boeiende presentatie hield.

Op 7 april werden de boten voor weer een nieuw seizoen te water gelaten.

De algemene ledenvergadering op 13 april werd gehouden in Hotel Zwartewater. De opkomst was redelijk te noemen met 33 leden. Na het afwerken van de agendapunten en de pauze gaven enkele bestuursleden van de Stichting een toelichting op de huidige en toekomstige ontwikkelingen rondom het complex.

De clubdagen begonnen op vrijdag 1 juni en met de onontbeerlijke hulp van vrijwilligers werden de tenten opgebouwd en ingericht. ’s Avonds was er de bingo. Mogelijk vanwege het druilerige weer was de belangstelling iets minder, maar de sfeer was prima en de aanwezigen hadden er zin in, niet in de laatste plaats vanwege de ook nu weer prachtige te winnen prijzen.

De clubdag op zaterdag 2 juni begon ook met regen maar het weer klaarde allengs op. Er was de traditionele zeilwedstrijd met de polyvalken op de grote Belter. De goede weersomstandigheden zorgden wederom voor veel zeilplezier en de deelnemers konden terugkijken op een mooie en sportief gestreden zeildag.

Vanaf 11:00 konden de “thuisblijvers” erop uit voor een nieuw uitgezette wandeltocht door Zwartsluis en een fietspuzzeltocht door de omgeving. De belangstelling voor de wandeltocht was matig. Wel waren de wandelaars bij terugkomst enthousiast over de fototocht, alhoewel deze behoorlijk pittig bleek doordat ditmaal gebruik was gemaakt van historisch Zwartsluis.

Voor de fietstocht was helaas helemaal geen animo.

De clubdagen werden afgesloten met een buffet in Spaanse stijl. De in totaal 61 deelnemers deden zich tegoed aan de diverse lekkernijen. Er was voor elk wat wils. Na het eten hebben de achterblijvers genoten van en gedanst op life muziek door Jan de Rijke en Anneke. Om middernacht was het gedaan met de clubdagen en kon er worden teruggekeken op een geslaagd weekend.

Het bestuur dankt de vrijwilligers en de havenmeesters voor hun inzet. Eggo Verwer heeft de koelwagen en het bier geleverd. Eggo, dank daarvoor. Paul Bosch was weer bereid om te zorgen voor diverse horeca verwante zaken. Paul, bedankt daarvoor.

Het weekend van 1 en 2 september stond in het teken van de tiende motorbotentoertocht. Als bestemming was ditmaal gekozen voor Vollenhove. Ditmaal werd de motorbotentoertocht georganiseerd door Paul en Marion Bosch en Dirk en Roely Strampel. Ook hadden zij voor onderweg een alternatief bedacht voor de puzzeltocht. Iedere boot kreeg een puzzel mee. Na de lunch kon men onder meer deelnemen aan een wandeltocht door Vollenhove. De zaterdag werd afgesloten met een maaltijd in een van de plaatselijke restaurants. Tijdens het traditionele zondagochtendontbijt werd, aan de hand van de eerder uitgereikte puzzel, een wedstrijdje georganiseerd. De winnaar mocht een stukje voor het clubblad schrijven. Mark Boot was de gelukkige. Mark, bedankt voor jouw bijdrage. En Marion, Paul, Dirk en Roely, bedankt voor het welslagen van dit weekend.

De KiloRace werd voor de zevende keer gezeild en wel in het weekend van 15 en 16 september en met weer een nieuw record: 38 boten. Dit alles dankzij de grote inzet van organisator Marco Beenen en zijn team. En uiteraard door het enthousiasme van de sportieve en strijdlustige deelnemers alsmede de sponsoren. De te winnen trofee was de Kilobokaal en een kilo kaas. Jachthaven Ketelmeer was opnieuw de uitvalsbasis. De weersomstandigheden waren heel gunstig voor de zeilers, die probeerden elkaar de loef af te steken. Dit resulteerde in een mooi schouwspel met spectaculaire inhaalraces. Marco, chapeau voor weer een prachtig weekend.

Een geslaagde afsluiting van het verenigingsjaar vond plaats op zaterdag 13 oktober in Hotel

Zwartewater. Het bestuur was verheugd over het toegenomen aantal aanmeldingen voor deze avond. Het was ook ditmaal weer een gezellig samenzijn in een prima sfeer. Genoten kon worden van een goed warm, koud en nagerecht buffet. Na het eten werd de vloer vrij gemaakt en kon er gedanst worden op live muziek in diverse genres. Aan het eind van de avond ontvingen de deelnemers als afscheid nog een presentje namens de vereniging.

Op zaterdag 3 november werden de boten uit het water gehaald. Alles verliep goed en zoals altijd vond de erwtensoep met natuurlijk veel worst weer gretig aftrek. Of was het veel worst met erwtensoep? Wout, weer heel veel dank voor de inkoop!

Ook in 2018 was de samenwerking met het havenbeheer, in de persoon van Wout, Hilda en Johnny, heel goed en plezierig.

En tot slot, en het kan niet vaak genoegd worden gezegd: het bestuur was ook het afgelopen jaar heel blij met de onontbeerlijke inzet van alle vrijwilligers bij de diverse evenementen. Bedankt daarvoor!

5 Financiën

5.1. Financieel overzicht en realisatie over 2018.

De penningmeester geeft aan, dat er ruim € 1000 meer is uitgegeven dan vorig jaar begroot was. Dit is terug te zien in de volgende posten:

  • meer deelname aan activiteiten
  • de verzending van een brief voor het verplaatsen van de feestavond
  • veel extra mensen op het eindfeest en bij het buffet op de clubdag daar moest geld bij
  • meer bezoekers van de nieuwjaarsreceptie
  • meer uitgaven motorbotentoertocht
  • de uitgaven voor de spellendag, die niet begroot was.
  • minder leden, waardoor de contributie van € 13.000 naar € 12.000 is begroot
  • het vervallen van een uitgave van het clubblad, van € 5000 naar € 4000
  • de kosten van de kantine, rekening houdend met de nieuwe ontwikkelingen is nu i.p.v. € 1250 een bedrag van € 250 opgenomen. De bijdrage van de stichting is hierin nog niet meegenomen.
    • Verslag Kascommissie.
    • Samenstelling Kascommissie.

De redenen voor de extra kosten zijn dus veelal positief, met name de zeer geslaagde spellendag.

5.2. Begroting 2019.

Het bestuur heeft besproken welke opties er zijn om de begroting te beheersen en rekening te houden met extra deelnames. Het is geen optie om de contributie te verhogen, want de tarieven voor de camping zijn ook gestegen per 2019. Daarom zal de bijdrage van elk lid voor het eten op de clubdag worden verhoogd van € 12,50 naar € 15. De begroting voor 2019 valt lager uit, door:

De vereniging beschikt over een buffer van € 7000; er wordt nog niet gespaard voor toekomstige activiteiten.

Barend Vinke meldt dat hij met Kim Vester op 29 maart 2019 de kasboeken heeft gecontroleerd. Hij meldt dat de vereniging het financieel beheer netjes op orde heeft. Alle kosten zijn goed gerubriceerd, alle uitgaven zijn perfect te volgen. Ook de controle van de bankafschriften was sluitend. Barend meldt nog dat hij voor verschillende bedrijven de kascontroles doet, daarbij constateert hij dat de vereniging zijn zaakjes heel goed op orde heeft. De vergadering gaat unaniem akkoord met de decharge van de penningmeester.

Uit de vergadering meldt Thomas Rettermund zich als nieuw lid voor de kascommissie. Hij zal voor het komende jaar de kascommissie vormen met Barend Vinke. Kim Vester wordt bedankt voor haar werkzaamheden.

6 Samenstelling bestuur

Dit jaar vervallen er geen termijnen, ook heeft niemand aangegeven af te willen treden. Dus het huidige bestuur zal ook komend jaar zijn activiteiten voortzetten.

7 Evenementenagenda 2019

Namens de EvenementenCommissie (EC) geeft Marijke van den Bout een overzicht van de activiteiten:

Op 12 januari hebben we de nieuwjaarsreceptie gehad in het clubhuis. Het was weer gezellig druk, de drankjes vloeiden rijkelijk en de schalen met hapjes gingen met grote regelmaat langs de tafels.

Op 22 maart was de clubavond in hotel Zwartewater. De spreker was Gert Keizer. Hij heeft verteld over zijn reis, die hij met zijn nieuwe zeilboot heeft gemaakt in periode zomer 2017-zomer 2018.

6 April zijn de boten weer te water gelaten. Het was een prachtige dag, weinig wind, een lekker zonnetje erbij, dit jaar was het voor een aantal boten lastig om op hun eigen plek neer te strijken want de A en B steiger zijn wel verwijderd maar nog niet opnieuw opgebouwd. In afwachting van hun eigen plek, zijn de boten elders aan een van de steigers neergelegd.

26 April nemen we afscheid van Wout Marinus die met ingang van 1 mei het havenmeesterschap neerlegt en van zijn welverdiende vrije tijd gaat genieten. Als het goed is, heeft iedereen een brief ontvangen waarin de uitnodiging staat om samen met Wout, in informele sfeer, terug te kijken op 25 jaar havenmeesterschap. Dit zal plaatsvinden in het clubhuis van 16.00-19.00 uur, onder het genot van een hapje en een drankje.

14 en 15 juni is het weer tijd voor de jaarlijkse clubdagen. Vrijdag worden de tenten weer opgezet, en ingericht met tafels en stoelen. Als er mensen zijn die zich geroepen voelen om te helpen bij het opbouwen van de tent en het schoonmaken van de tafels en stoelen, u bent van harte welkom vanaf 10.00 uur. Dan beginnen we gezellig met een kop koffie met wat lekkers erbij en worden de taken verdeeld.

  • Vrijdag 14 juni is er ‘s avonds weer Bingo dat wordt vast weer een gezellige avond met mooie prijzen.
  • Zaterdag 15 juni worden er weer zeilwedstrijden gehouden op de Belterwiede en ‘s avonds is er weer een gezellig buffet. Welk thema het buffet dit jaar zal hebben is nog niet bekend. Ook vindt er een verloting plaats voor enkele kunstsculpturen en is er live muziek.

Er staat ook nog een spellenmiddag op de planning, die zal naar alle waarschijnlijkheid plaatsvinden in augustus. De exacte datum is nog niet bekend, die zal ook een beetje afhangen van de weersomstandigheden.

Het weekend van 31 augustus en 1 september staat de motorboottoertocht weer op het programma met bestemming “onbekend”. Het blijft een groeiend evenement en gezelligheid en saamhorigheid voeren de boventoon. Ook dit is ieder jaar weer een aanrader.

De Kilorace is dit jaar gepland in het weekend van 21 en 22 september op het Ketelmeer. Ook voor dit evenement geldt dat er groei in zit. Begon het in 2012 met nog geen 10 bootjes, vorig jaar konden de organisatoren zich al verheugen op bijna 40 boten. Gezelligheid viert ook hier hoogtij, zowel op het land als op het water.

De afsluiting van het seizoen is dit jaar op 5 oktober. Deze avond mag zich ook altijd verheugen in een mooi aantal deelnemers.

Ten tijde van deze jaarvergadering liggen de boten nog geen week in het water of we praten alweer over het uit het water halen. Dit staat voor 2019 gepland op 2 november. Tijdens deze dag wordt er als vanouds worst met snert geserveerd in het clubhuis. Voor de vervanger van Wout Marinus een uitdaging om voor voldoende worst in de snert te zorgen.

8 Pauze

Gelegenheid voor een drankje en om alle informatie te laten bezinken.

9 Stichting Recreatie Centrum Zwartewater

De voorzitter van de stichting, Ruud Stiekema, begint zijn verhaal met het zwembad dat bijna open gaat. Helaas is dit de inleiding van de problemen met de nog niet geïnstalleerde steigers. In oktober 2018 heeft het bestuur van de stichting al besloten afspraken te maken over de assemblage van de steigers met een bedrijf in Engeland. Dit om te voorkomen dat er problemen zouden komen met importtarieven als er sprake zou zijn van de no-Brexit-deal.

Het aanleveren van de kunststofvloeren is verzorgd door de Chinezen. Het schip uit China is op 27 maart aangekomen in Rotterdam. Door het Chinees nieuwjaar was dit wel later dan de planning. De vloeren zijn nu nog in Engeland voor de assemblage, verwachting is dat ze de tweede helft van april bij de haven aankomen.

Op basis van wetgeving heeft de stichting een meldplicht over energieduurzaamheid. Vanaf 1 juli geldt een verplichting om alle energiebesparende maatregelen op te geven. Maar omdat er in de haven al heel veel aan duurzaamheid wordt gedaan zijn er niet veel nieuwe initiatieven te melden. Er zijn bijvoorbeeld al zoveel mogelijk ledlampen aangebracht.

Bij het zoeken naar de mogelijkheden is het gebruik van water onderzocht. Sinds het vrijgeven van het verbruik bij het douchen blijkt de hoeveelheid verdriedubbeld. Daarom zal voor het douchen weer betaling worden ingevoerd, € 1.

Ook het energieverbruik is schrikbarend gestegen. Er is meer dan 50.000 kW uur verbruikt. Daarvan komt 10 tot 15% voor rekening van de gebouwen van de vereniging, de rest is door anderen gebruikt. De campinggasten hebben wel een individuele meter met tarief, maar dat geldt niet voor de boten. Het bestuur van de stichting zal zich nog verder bij externe instanties op de hoogte laten stellen wat de gevolgen zijn van de nieuwe wetgeving.

De komende weken wordt de inrit van de grote haven vernieuwd. De stichting is blij met de nieuwe boerenschuur, waarin nu de diverse spullen kunnen worden opgeslagen. Paden, hekwerk en beplanting worden vernieuwd, er was veel schade tijdens het transport bij de bouw van de nieuwe brug. Gekozen wordt voor beuken.

Het gebruik van de fietsenstalling is bedoeld voor de ligplaatshouders die hier op de fiets komen.

Geconstateerd is, dat sommige campinggasten de stalling ook gebruiken om hun e-bikes op te laden. Dit is niet de bedoeling, dat moeten ze lokaal doen. Daarom krijgen de betrokken ligplaatshouders een labeltje, zodat zij wel hun rijwiel kunnen laden.

Ruud Stiekema herinnert de leden aan het afscheid van Wout Marinus, op 26 april. Hij verwacht een hoge opkomst en rekent zelfs op meerdere sprekers.

Als vervanging voor Wout is Jeroen Clements als nieuwe havenmeester aangesteld. Hij komt uit Gouda, geboren in Oldenzaal, en is in de 40 jaar. Jeroen heeft ervaring in zorg, ICT en toerisme. In zijn laatste baan was hij verantwoordelijk voor groot onderhoud van gebouwen en terreinen. Zijn werk begint op 1 mei 2019.

Namens de stichting geeft Jaap Vreeken (havencommissaris) nog de stand van zaken rond het Wifiverhaal weer. Hij geeft aan dat het een hoofdpijndossier blijft, ondanks het feit dat er geen sprake is van onwil of onkunde. De ontwikkelingen gaan heel snel, waardoor systemen snel verouderen, ook routers gaan snel stuk. De haven biedt Wifi gratis aan, en dat zal ook zo blijven zo lang het niet goed werkt. Nadeel als je wel geld gaat vragen is, dat veel mensen via de GSM gaan. Die betalen dan niet, waardoor de kosten over steeds minder mensen moeten worden omgeslagen. Als je het optimaal wilt maken spreken we over een bedrag van € 25.000 met een servicecontract.

De problemen op de grote camping zijn het grootst. Er is al een paar jaar overleg met Ziggo, kabelproblemen en voorstellen voor Ziggo zakelijk zijn geen oplossing. Na twee jaar uitstel is toch betaling geëist, terwijl het bedrag nooit apart was gefactureerd. Deze verhoging is door de stichting voor de helft voor haar rekening genomen. Het doel is nu het optimaliseren van het systeem. Johnny en Gerrit zijn hier druk mee bezig.

Jaap vertelt dat het bestand aan e-mailadressen nu redelijk op orde komt. Johnny is nu bezig om de laatste 95% op te hogen. In het clubblad van mei zal aan het belang van de mail aandacht worden besteed. Dan zal de stichting begin mei iedereen een mail sturen, als die niet wordt ontvangen weet de betrokkene dat we geen correct mailadres hebben.

Het mailbestand wordt daarna gemixt met dat van de vereniging.

10 Rondvraag

Door José Knol wordt gevraagd om Johnny ‘niet-roken-stickers’ op de toiletgebouwen op het eiland te laten aanbrengen.

11 Sluiting

Niets meer aan de orde zijnde bedankt voorzitter Chris Epema de aanwezigen voor hun actieve deelname aan deze vergadering. Iedereen wordt namens het bestuur een mooi vaar- en kampeerseizoen toegewenst. De avond wordt geanimeerd afgesloten met een drankje en een hapje.